U heeft er wellicht al iets over horen waaien! In Europa gaat een nieuwe wetgeving van kracht die een grote impact zal hebben op de manier van factureren.

Vanaf 1 januari 2026 zijn alle Belgische btw-plichtige bedrijven (B2B) namelijk wettelijk verplicht om facturen en creditnota’s digitaal te verzenden én te ontvangen via het PEPPOL-netwerk.

We zorgen voor een vlotte overgang en contacteren u later dit jaar opnieuw over dit onderwerp.

FAQ

Wat is Peppol?
Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is een Europees netwerk dat het mogelijk maakt voor bedrijven, organisaties en andere btw-plichtige entiteiten om elektronische facturen veilig en efficiënt uit te wisselen. Dit gebeurt volgens een uniforme methode.

Wat betekent deze verandering concreet voor u?
Vanaf 1 januari 2026 zal u uw facturen en creditnota’s van Rexel uitsluitend nog via het Peppol-netwerk ontvangen. Dat wil concreet zeggen dat de facturen en creditnota’s die u normaal via de post of via e-mail ontvangt, niet langer via die weg zal ontvangen.

Daarnaast blijven duplicaten van uw facturen en creditnota’s beschikbaar in pdf-formaat via Netstore, zoals u dat gewend bent.

Hoe sluit u zich aan bij Peppol?
Uw systeem moet in staat zijn om facturen en creditnota’s via Peppol te ontvangen, op te halen en correct te verwerken.

Om de facturen die Rexel u via Peppol zal sturen te kunnen ontvangen, hebt u een Access Point tot het Peppol netwerk en een unieke identificatiecode nodig: een Peppol-ID. In België wordt deze toegekend door de FOD BOSA (Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning). In de meeste gevallen komt deze ID overeen met uw ondernemingsnummer.

Ga bij uw boekhouder, ERP-leverancier of Access Point na of u Peppol berichten kan ontvangen.

Als u meer wenst te weten over de verbinding met een Peppol Acces Point, raadpleeg dan de website van Open Peppol. De Europese instelling die verantwoordelijk is voor de ontwikkeling en het onderhoud van het Peppol netwerk: https://peppol.org/tools-support/guidance/.

Is uw bedrijf al klaar voor Peppol?
Laat het ons weten zodat wij de facturatiemethode tijdig kunnen aanpassen. U kan dit eenvoudig doorgeven door dit formulier in te vullen.

Bent u nog niet klaar? Wacht niet tot de deadline van 1 januari 2026 maar schakel dit jaar al over op Peppol. Zo voorkomt u verrassingen en blijft uw facturatie vlot en conform de nieuwe regelgeving verlopen.

Hoe werkt Peppol?
Rexel verstuurt een factuur vanuit zijn facturatie- of ERP-systeem naar zijn serviceprovider. De serviceprovider zet de factuur om naar een Peppol formaat en verstuurt deze naar het Access Point van Rexel via het Peppol-netwerk.

De Peppol factuur wordt door het Access Point van de klant ontvangen en doorgestuurd naar de serviceprovider van de klant. De serviceprovider zet de Peppol factuur om naar de datavereisten van de klant en stuurt deze door naar het facturatie- of ERP systeem van de klant.

Wat zijn de voordelen voor u als klant?
Dit netwerk biedt tal van voordelen. De belangrijkste sommen we even op voor u:

• Automatische integratie: gestructureerde UBL/ Peppol-facturen worden rechtstreeks in uw ERP/ boekhouding geïntegreerd, zonder dat u ze opnieuw hoeft in te voeren.
• Minder fouten: automatische controle van gegevens (BTW, IBAN, referenties) en minder geschillen.
• Snellere verwerking: vlottere doorstroming, snellere validatie en mogelijk snellere betalingen.
• Traceerbaarheid en opvolging: ontvangstbevestigingen/ technische foutmeldingen, end-to-end zichtbaarheid.
• Verhoogde veiligheid: uitwisseling via gecertificeerde Access Points, waardoor het risico op factuurfraude beperkt wordt.
• Lagere administratieve kosten: minder papier, e-mails en handmatige handelingen.

Kan ik nog steeds pdf’s per e-mail ontvangen?
Het doel is om Peppol te gebruiken, dat voldoet aan de wettelijke vereisten. Er zijn tijdelijke oplossingen mogelijk totdat uw aansluiting is voltooid.

Kan Rexel mijn Peppol facturatie testen?

Vanwege het grote aantal klanten dat wij bedienen, kunnen wij geen individuele verzoeken inwilligen voor op maat gemaakte end-to-end tests van de Peppol factuurflow. Om uw koppeling te valideren raden wij u aan:

• Gebruik te maken van de testomgeving van uw Peppol-accesspoint; of
• Coordinatie van testen met uw Peppol-accesspoint/serviceprovider; of
• De Peppol-testgidsen en de ondersteuningsbronnen van uw gekozen provider te raadplegen.

Als u standaard technische informatie nodig heeft (bijvoorbeeld: ons Peppol-participant-ID, factuurspecificaties of bestandsformaten), of vragen heeft over de overgang,
vul dan het contactformulier op onze website in. Wij zullen de nodige technische details en documentatie verstrekken, maar we kunnen geen individuele tests uitvoeren.

Raadpleeg zeker ook https://efactuur.belgium.be/nl, de website van de Belgische overheid voor meer info over elektronisch factureren.